Nemrég arról írtam neked, hogy egy szimpla teendőlista nem biztos, hogy be fogja váltani a hozzá fűzött reményeket és ajánlottam pár apróbb változtatást a listád összeállításhoz. Arra kértelek, hogy próbáld továbbgondolni a mostani rendszered és találd meg azt az apró összetevőt, ami hatékonyabbá tud tenni téged, hogy a listádon szereplő feladatokat el is tudd végezni, ne csak egy újabb lista legyen, ami arra vár, hogy egyszer az összes eleme ki legyen pipálva.
Előrébb jutottál a feladattal? A prioritások felállítása segít téged a hatékony munkavégzésben? Tudtál még hozzátenni valami pluszt a listádhoz, ami segíti az eredményességét?
Ha igen, akkor ne felejtsd el megosztani velünk a hozzászólások között! Ha pedig nem találtad meg a legfőbb okát, a listád túltervezésének (mert bizony erről van szó, több feladatot tűzünk ki magunk elé, mint amit reálisan el tudunk végezni), akkor most segítek!
Az a bizonyos összetevő ugyanis, amivel a legtöbb teendőlista nem számol, az az idő!
Az idő, amire az adott feladat elvégzéséhez szükséged van! Egy egyszerű teendőlista esetében.
Az idő, ami a rendelkezésedre áll. Sőt mi több, ami az adott feladat elvégzésére áll a rendelkezésedre! Egy napra beosztott teendőlista esetében
És ne felejtsük el azt az időt sem, ami korlátoz, meghatároz, ami fix és nem tudunk változtatni rajta! (Ilyen a munkaidő, a délutáni foglalkozása a gyermekednek, ahova neked kell elvinni, az orvosi időpont stb.)
Lássuk hát, hogyan tudjuk bevonni az időfaktort egy egyszerű teendőlistába!
Ennyi időbe telik
Kezdjük talán azzal, hogy ha reálisan szeretnénk tervezni és el szeretnénk kerülni azt a rossz érzést esténként, hogy „ezt és ezt és ezt és ezt sem végeztem ma el, pedig beterveztem”, akkor tudnunk kell, hogy milyen feladatot mennyi időbe telik elvégezni. Ezt többféleképpen határozhatod meg:
- amikor legközelebb végzed az adott feladatot, akkor leméred. Ha úgy érzed, hogy ez így nem elég „pontos”, akkor többször is leméred és majd átlagolsz. Ez azért is jó, mert így tisztába kerülsz vele, hogy mi mennyi időt vesz igénybe. Ez pedig azért jó, mert a tudat, hogy csak 15 perc megcsinálni valamit, segít a halogatás leküzdésében!
- egyszerűen megsaccolod. Ha viszont ezt a technikát választod, akkor élesben valóban csak ennyi időt tölts a feladattal! Például ha bevásárlásra 50 percet szánsz, akkor igenis figyeld az órád és a gabonapelyhek összetevőinek nézegetését időben hagyd abba és menj a pénztárhoz.
- meghatározhatod azt az időt, amit a drága idődből az adott feladatra rászánsz. Hogy értsd, hogy itt mire gondolok: Azt hiszem mindannyiunkban megvan az igény, hogy egy szépen rendben tartott tipp-topp háztartása legyen. No de kinek van annyi ideje, hogy ezt az állapotot fent is tartsa? Annak, akinek megéri ezzel foglalkoznia, cserébe más elfoglaltságokról lemond. És ezzel nincs is probléma, ha az ő értékrendje ezt „követeli meg”. Szóval gondold végig, hogy neked mennyi az az idő, amit úgy tudsz rászánni egy adott feladatra, hogy bizonyos fokon el is legyen végezve, de pont annyi időt tölts vele, hogy más fontosabb vagy kevésbé fontosabb dolgokra is maradjon időd. Például lehet port törölni órákon keresztül, de meghatározol magadnak mondjuk heti egyszer 40 percet. Ez már elég kézzelfogható ahhoz, hogy tudj tervezni. Ennyi idő alatt ha nem is 100 %-an, de 80%-an le tudod törölni a port az egész lakásban, még egy kis rendrakás is belefér talán. Nem kevés ez az idő, de neked ennyit megér. És ez az amire törekszel, ez esetben, az aranyközépút, hogy egyensúly legyen az egyes feladataid között.
Ha különböző kategóriánként listázott teendőlistád van (akár a GTD-módszer szerint, akár a saját elképzelésed szerint) és már azt is tudod, hogy melyik feladatot kb. mennyi időbe telik elvégezni, akkor a következő lépés, hogy betervezd ezeket a feladatokat valamelyik napodra. Ha csak úgy különféle listákon hevernek a teendők, akkor a nap folyamán nagy valószínűséggel nem fognak az eszedbe jutni. Míg ha felírod őket a napi terveződbe, akkor ott lesz a szemed előtt, figyelembe veszed és ha minden rendben megy (és kellő akaraterőd van a betervezett feladatok teljesítéséhez), akkor el is végzed.
Gondold végig, hogy jelen pillanatban ezek a feladatok mennyire fontosak vagy sürgősek? Ha ezek közül valamelyik, akkor erről a listáról is kerüljenek fel elemek a havi vagy a napi teendőid közé (ha pedig nagyon sürgős, akkor tervezd be már holnapra!!!)
Nem mindegy viszont, hogy mennyi és milyen teendőt tervezel be egy napra, mert könnyen túltervezheted magad. Hogy ezt elkerüld, tudnod kell, hogy mennyi időd is van.
Ennyi időm van – azaz a napi teendőlista esete
A következő fontos elem, amit tudnod kell, amikor egy napi teendőlistát összeállítasz, az az, hogy mennyi idővel tudsz gazdálkodni.
Ebből a szempontból talán előnyben vannak a dolgozó anyukák, hiszen nekik szinte semennyi idejük nincs. A reggel elmegy a reggeli rutinokkal, napközben ott a munka, a délután a gyerekprogramé, este pedig az esti rutinok jönnek. Az az idő, amivel tudnak egy kicsit sakkozni, azt a reggeli rutinból lehet lecsípni, illetve a munka és a gyerekek összeszedése utáni időszakkal lehet betervezni valamit. No meg ott a hétvége, amikor viszont ezek az anyukák is megérdemelnék a pihenést és az „együtt a család” érzést!
Legyél akár otthon lévő anyuka, dolgozó anyuka, egyedülálló, otthon lévő, munkahelyen dolgozó, a következő időkezelési módok egyikét te is a magad képére tudod formálni. Persze ehhez is, mint a legtöbb tudatosságot igénylő szerevező-tervező rendszerhez, szükséged van egy kis önfegyelemre és arra az igényre, hogy könnyebben, de jól működjenek a hétköznapjaid.
Szóval a rendelkezésedre álló idődet kétféleképpen tudod kezelni:
- Matekolsz. Leginkább kivonsz. Ha ekkor kelsz, ekkor fekszel, közben ekkor és ekkor muszáj itt meg itt legyél (tőled független fix programok), ennyi idő kell a reggeli, esti rutinodhoz (ezek átvizsgálása egy másik történet ez esetben), akkor ennyi időd marad összesen. Ezt az időt tudod bármilyen feladatra betervezni, legyen az személyes fejlődés, a háztartás menedzserelése, családi együttlét stb. Tehát, amikor például a napi terveződet készíted el, érdemes átgondolni, hogy tulajdonképpen mennyi időd is van reálisan egy nap? És próbálj csak annyi feladatot betervezni, ami ebbe az időbe reálisan belefér! Lehetőleg azok a feladatok is a legfontosabbak legyenek.
- A másik variáció, ha idősávokban gondolkodsz. Ennek az alapja tulajdonképpen az első pontban leírtak lennének, de mégiscsak egy kicsit másképpen. Itt arról van szó, hogy veszel egy átlagos napodat és meghatározod, hogy melyik időszakban mivel foglalkozol. Például délután 3-4-ig sportolás, 4-5,30-ig gyerekért elmenni, közös játék, 5,30-6 vacsorakészítés stb. Ez a fajta sávos gondolkodás jellemzően naphoz köthető, hiszen nem ugyanazt fogod csinálni minden délután. Például lehet, hogy egyik nap sportolni mész, másik nap a bevásárlást intézed el. Ami az előnye, ha ilyen szinten beosztod a napjaidat, akkor előre le tudod osztani olyannyira az idődet, hogy mindenféle tevékenységgel tudjál foglalkozni és ne maradjon ki semmi. Ezután az idősávok szerint tudod meghatározni a teendőidet. Például holnap szerda van, az a takarítós napom, ilyenkor a férjem megy a gyerekekért, 4-5,30-ig tudok foglalkozni a háztartással, ennyi időbe ez és ez belefér, jajj nem, erre már régóta sort szerettem volna keríteni, akkor ezt és ezt fogom elvégezni. Ha pedig valami váratlan esemény közbejön és az egyik idősávod teljesen elúszott, akkor azokat a feladatokat egyszerűen passzolod. Majd jövőhéten megcsinálod, nem dől össze a világ, ha két hétig nincs portörölve.
Tehát azzal, hogy meghatározod a rendelkezésedre álló időt, meghatározod magadnak azt is, hogy mennyi teendőt tudsz betervezni.
Ha Bullet Journalt vagy valamilyen egyéb tervező rendszert használsz, akkor a napi terveződet ki tudod egészíteni egy idővonallal, spiraldex-szel, esetleg chronodex-szel. Ezek mind azt a célt szolgálják, hogy az egyszerű teendőlistádhoz hozzáadják az időfaktort is.
Mi legyen a hosszabb távú listákkal és a gyűjteményekkel?
Igen ám, de nem csak napi tervezőből áll a világ! Léteznek heti tervezők, egy egész hónapra szóló teendőlisták és különböző témák szerint csoportosított elvégezendő feladatok. Hogyan kezeljük ezeket?
Nahát azt hiszem ez egy nagyon összetett kérdés, így most csak pár irányelvet gyűjtök össze neked, ami mentén ki tudod majd alakítani a saját rendszeredet! Mert ez a kulcsa a legtöbb dolognak. Legyen egy rendszered, amit te alakítottál ki magadnak és amit addig változtatsz, amíg tényleg jól működik.
A heti tervező
Talán a legkönnyebb dolgod a heti tervező esetében van. Hiszen, ha idősávokban gondolkodsz és mindegyik napnak megvan a maga feladata, akkor eszerint tudni fogod, hogy milyen típusú feladatra mennyi időd lesz azon a héten.
Tegyük fel, hogy kedd az ügyintézős napod.
A verzió – 45 perced van munka után. Ennyi idő elég a sürgős elintéznivalódra és még két másik ügyet is le tudsz bonyolítani.
B verzió – a héten pont kedd délután szülőértekezletre kell menjél. Ez esetben négy dolgot tudsz tenni:
- ha egyik elintézendőd sem sürgős, akkor átteszed őket jövő hétre,
- ha sürgős ügy is van köztük, akkor hamarabb viszed aznap a gyerekeket oviba vagy hamarabb elindulsz otthonról és megpróbálod munka előtt elintézni, egy kis átszervezéssel megoldod a dolgot,
- ha lehetséges, kérj meg valakit aki el tudja intézni neked
- cseréld el a napot egy másik kevésbé fontos feladatot tartalmazó napoddal vagy vond össze a kettőt (például a bevásárlós napodon mész el a postára is).
Fontos, hogy a hosszú távú céljaidhoz vezető feladatokkal is haladj, így ezeknek is kinevezhetsz saját idősávot. Amennyiben ez egy olyan feladat, amit rendszeresen kellene végezned, akkor a napi rutinjaid között is helyet kereshetsz neki.
A havi teendőlista
Bizony elég sok olyan teendővel kell számolni, amit havonta egyszer illik elvégezni. Nehéz beszuszakolni a napi feladataid közé ezeket az extra teendőket, így jó, ha már előre számolsz velük. Találd meg valahogy a módját, hogy ezek is a rendszered állandó szereplői legyenek és ne plusz feladatként jelentkezzenek.
Kinevezhetsz egy napot számukra. Ezen a napon minden héten felszabadítasz valamennyi időt a havonta elvégezendő feladataidnak. Például hétfőnként csak ilyen típusú feladatot tervezel be a napi rutinok mellé. Ezen felül minden héten más téma kerül elő. Egyik hét a fényképek rendezéséről szól, a másik héten valamilyen „nagytakarítós” feladatot ütemezel be, a következő héten elintézed a fodrászt vagy a kozmetikust, majd az utolsó hétre találkozót beszélsz meg valamelyik rég nem látott ismerősöddel, mert egyébként mindig elmarad.
Érdemes már a havi terveződben jelölni, hogy melyik héten milyen nagyobb volumenű feladatra szeretnél időt szakítani. És természetes kezeld megfelelő rugalmassággal a rendszeredet! Ha a kozmetikus nem ér rá hétfőn, csak kedden, akkor cseréld fel a napokat és mindennek meg lesz a helye.