Mi a baj a teendőlistákkal?

Lehet, hogy furcsának találod ezt a címet pont egy Bullet Journal-lal foglalkozó honlapon, hiszen a BuJo maga egy szuperul rendszerezett teendőlista (no persze ennél azért jóval több!). De a kérdéssel mégis foglalkozni kell. És ezt biztos te is érzed, ha valaha is készítettél már teendőlistát! Legyen az a napi teendőidnek vagy heti terveidnek a listája, amikor a végén ránézel és azt veszed észre, hogy a sok teendő közül alig végeztél el valamit, ott valami nem stimmel. No, most erre keressük a megoldást. Igen, jól hallottad, közösen!

Mert mi is a baj a teendőlistákkal?

Hát az hogy elérhetetlen az az állapot, hogy minden teendő ki legyen rajta pipálva.

Legalábbis nehéz eljutni arra a  szintre, hogy csak annyi teendőt tervezz be egy napra, amit tényleg el is tudsz végezni.

Hiszen te is ismerheted azt az érzést, amikor egész nap tettél-vettél, rengeteg mindent elintéztél és mégsem jutottál a feladataid végére. Ez több ok miatt is bosszantó tud lenni, de leginkább azért rossz érzés, mert te megtettél mindent, amit tudtál és mégsem tekintheted sikeresnek a napodat (legalábbis a listád szerint). Valahogy a hátbaveregetés elmarad a BuJod részéről.

Hogyan néz ki egy átlagos teendőlista?

A legtöbb teendőlista nem áll másból, mint elvégezendő feladatok hosszú sorából. Általában egymás alá listázzuk a teendőket és van előtte hely, hogy ki tudjuk pipálni őket.

Ugye, ebbből a leírásból te is látod, hogy ez még nem garancia a sikerre! Szuper, hogy összeszedted a gondolataidat, leírtad őket egy papírra és nem a fejedben tárolod az infókat, de ennél sokkal többet is tudnál tenni, hogy megkönnyítsd a dolgodat.

Mit tudsz a listádon javítani első körben?

  • Használj felsorolásjeleket és a különböző feladattípusokat más-más jellel azonosítsd. Más elbírálás alá esik egy konkrét időponthoz köthető esemény vagy egy 5 perc alatt, otthon is elvégezendő tennivaló.
  • Készíts témák szerinti gyűjteményeket. Egyfajta feladatból könnyebben végzel el egymás után többet is, mintha ide-oda csapongnál. Ennek a legkézenfekvőbb változata a bevásárlólista (!), pláne, ha egy olyan boltról van szó, ahova csak egyszer mész el egy hónapban. De ugyanígy készíthetsz gyűjteményt az elintézendő telefonhívásokról, a megírandó emailekről, a megvarrandó ruhákról stb.
  • Legyen a listád adott időszakhoz köthető. Teljesen máshogy hangzik, ha azt mondom, hogy “ezeket valamikor el szeretném végezni” , vagy ha azt mondom, hogy “ezeket ebben a hónapban el szeretném végezni”. Adott időszakokhoz gyűjtsd össze a tennivalódiat. Legyen havi, heti és napi teendőlistád.
  • Amikor felírsz magadnak valamit, az legyen egyértelműen megfogalmazva. Ne kelljen azon gondolkoznod, hogy itt mire is gondoltál (például ” felvarrni a gombot” helyett “felvarrni a gombot a zöld blúzomra”).
  • Sőt olyat is hallottam, hogy nagyobb eséllyel fogod elvégezni a feladatot, ha egyes szám első személyben írod fel magadnak és valamilyen cselekvésre buzdító ige is van a megfogalmazásban (“számlák” helyett “befizetem a számlát”). (Bevallom e téren még nem figyeltem meg magam.)

Mi ebből a tanulság?

Minél jobban leszűkíted listádat és csoportosítod a teendőidet , annál jobban tudsz majd koncentrálni, annál jobban rááll az agyad az adott tevékenységre.

A listád típusától függően segít, ha adott időszakra vonatkozóan gyűjtöd össze az elvégezendő feladatokat.

Eddig már biztosan magadtól is eljutottál, de szeretnék még két fontos tényezőre rávilágítani, hiszen a listád még mindig nem elég hatékony!

Priorizálni!

Az első és legfontosabb feladatod, hogy rangsorold a teendőidet fontossági szempontok szerint.

Ezt kétféleképpen is megteheted:

  • a három legfontosabbat kiválasztod, majd ha ezek már kiesetek a listádról, akkor ismét kiválasztod három legfontosabbat;
  • a másik variáció, hogy használod az ABCDE felosztást, így pár feladatot rögtön ki is tudsz húzni (A:nagyon fontos, B:el kellene végezni, de nem túl nagy probléma, ha nincs kész, C: jó lenne elvégezni, de semmilyen következménye nincs, ha nincs kész, D: más is el tudja végezni, E: elhagyható, nem történik semmi, ha nincs elvégezve).

Próbáld meg eszerint összeállítani a teendőlistádat és figyeld meg, hogy érzel-e változást!

Tudom, két fontos tényezőt említettem korábban, a másodikat viszont nem szeretném most elárulni, inkább hagyok neked egy kis időt, hogy rájöjj, vajon mi lehet még az az elem, ami segít neked, hogy hatékonyabb teendőlistát tudj magadnak készíteni! Lehet, hogy olyan frappáns megoldást fogsz tudni kitalálni magadnak, amire soha senki nem gondolt még! Meglátod jó lesz egy kicsit törni ezen a fejedet, mert amit most kialakítasz rendszer a későbbiekben nagyon sokat fog segíteni neked!

Napod hatékonyabb megtervezéséhez itt is találsz segítséget.

2 thoughts on “Mi a baj a teendőlistákkal?

  1. A tematikus teendőlistákról rögtön David Allen: Getting Things Done (Intézz el mindent!) c. könyve jutott eszembe, ő javasolja többek közt, hogy kontextus szerint gyűjtsd a teendőidet (pl. “amikor nálam van a telefonom és tudok telefonálni”, vagy “amikor a városban vagyok”, vagy “amikor internet-közelben vagyok”, stb.)

    Az E/1 helyett én (szintén a GTD-ből okosodva) főnévi igenévvel szoktam kezdeni a teendőket, mert akkor biztos lehetek benne, hogy azok tényleg teendők, tudom, mi velük a teendő. Pl. a “blogposzt” inkább egy picike project, de a “megírni a blogposzt szövegét” és a “szerkeszteni képeket a blogposzthoz” mindjárt konkrét és elvégezhető teendő.

    1. Az a szép az egészben, hogy amikor a bejegyzést írtam májusban, akkor még nem is olvastam a könyvet (úgy megörültem, amikor időszűkében a bejegyzés vázlataimat kezdtem el böngészni és két majdnem teljesen készre megírt bejegyzésre bukkantam májusból – nem is értem, hogy maradt el a publikálásuk- , a párját a héten teszem közzé). Most tartok a könyv második felénél és nagyon tetszik. Sok minden egyezik azzal az elgondolással, ahogy én a Bullet Journalról vélekedek és egyezünk abban is, hogy milyen nagy szerepe van a rutinos Bullet Journal használatnak (azaz, hogy kialakuljon, hogy naponta-hetente-havonta milyen feladataid vannak vele, milyen listákat kell átnézned, hogy napra kész legyél), bár tudom, hogy David Allen nem nevez meg konkrét helyszínt a listáid vezetésének. Érdekes volt számomra, hogy a heti áttekintő használatában konkrétan ugyanazt írja le, amit én is gondolok a BuJo rutinokról 🙂 .
      Igen, ez a főnévi igenevekkel való megfogalmazás tényleg nagy segítség!

Vélemény, hozzászólás?

Az email címet nem tesszük közzé. A kötelező mezőket * karakterrel jelöljük.