A 2, az 5 és a 10 perces szabály

Mit lehet elintézni 2 perc alatt?

Minek érdemes nekiállni, amikor csak 5 perced van?

Hogyan lehet akkor is haladni valamivel, amikor nincs hozzá kedved?

Ebben a bejegyzésben a fenti kérdésekre válaszolok, három egyszerű „szabály” segítségével.

A 2 perces szabály

Nézd végig a régóta halogatott dolgaidat és végezz el minden olyan tételt, ami 2 percnél kevesebb időbe telik.
Innentől kezdve járj el így minden új feladat esetében.

Biztosan hallottál már te is a GTD-módszerről. David Allan Hatékonyságnövelés stresszmentesen – GTD című könyvében arra buzdít, hogy ne az agyadban tárold az elvégezendő feladatok listáját, hanem legyen egy jó rendszered, ami emlékeztet téged minden feladatodra. Legyen szó bármilyen eseményről vagy teendőről, ha valamilyen szinten foglalkozol vele (holnap el szeretnéd végezni vagy akár évek óta tervezed, hogy meg legyen csinálva), akkor az foglalja az agyi kapacitásodat. Minél jobban sikerül kiürítened az agyadat és egy megbízható rendszerre támaszkodnod helyette, annál kevesebbet fogsz stresszelni. Tudni fogod, hogy mit kell tenned és mikor ahhoz, hogy haladj a dolgaiddal és semmit se felejts el.

David Allen egy öt lépcsős metódust ajánl ennek az állapotnak az eléréséhez. Ennek a folyamatnak a része, a feladatok azonosítása. Azt tanácsolja, hogy azokat a feladatokat, amik 2 percnél kevesebb időráfordítást igényelnek, azokat rögtön végezd el, amint szembe jön veled. Ha bármilyen rendszerben vagy listán számod szeretnéd tartani ezeket a feladatokat, akkor az már eleve sokkal több időráfordítást igényelne, mint magának a feladatnak az elvégzése.
Nincs kőbe vésett szabály, hogy ennek 2 percnek kell lennie. Ha neked jobban tetszik, határozz meg egy másik időtartamot. Lehet 3, 5 vagy akár 10 perc is az az idő, aminél kevesebb időráfordítást igénylő feladatot rögtön elvégzel. A lényeg, hogy se a dokumentálásával ne kelljen időt töltened, se a fejedbe ne kelljen egy percig sem tárolnod, hogy ezt a feladatot még el kell végezned, mert azzal csak feleslegesen terheled az agyadat.

Az 5 perces szabály

5 perc van csak hátra az ebédszünetig? 5 perc múlva kezdődik az értekezlet? 5 perc múlva visszahív a párod? Ezek tipikusan azok az esetek, amikor alapból már nem kezdesz bele semmibe, mert mit is lehetne elvégezni 5 perc alatt? Így viszont sok elfecsérelt idő összegyűlhet akár egy nap alatt is.

A nagyobb projektbe eleve nehezen kezdünk bele. Azt hisszük, hogy nagy rákészülést igényel és csak halogatjuk az elkezdését.
Alan Lakein a Hogyan gazdálkodjunk időnkkel és életünkkel című könyvében azt tanácsolja, hogy ne hagyjuk kárba veszni ezeket az öt perceket és használjuk arra, hogy valamilyen nagyobb projektet elindítunk.

Nézzük át az anyagokat, gondoljuk végig mit is kell tenni velük, ha valaminek utána kell nézni interneten, akkor keressünk rá, ha egy emailt kell küldeni valakinek vele kapcsolatban, kezdjük el előkészíteni stb. Tulajdonképpen ez egy ráhangolódás, de sokszor ez a pár perc kell ahhoz, hogy legközelebb már könnyen belevágjunk a feladatba, ne tűnjön olyan nehéznek az elkezdése. Arról nem is beszélve, hogy ha egy kicsit is foglalkozunk valamivel, akkor már rááll az agyunk és várjuk a folytatást. Ha pedig lemondják az értekezletet, később hív vissza a párod stb., akkor nyugodtan folytathatod a megkezdett munkádat és rögtön egy nagyot léptél előre a projekt megvalósítása felé.

A 10 perces szabály

Amikor nincs kedved takarítani, fényképeket válogatni, leckét írni, emailekre válaszolni stb., akkor ne tedd… csak 10 percig! Ennyit mindenből ki lehet bírni.
Talán Sárosdi Virágtól hallottam először erről a 10 percről, amikor arról ír, hogy hogyan lehet a gyerekünkkel kompromisszumot kötni, amikor valamilyen feladatot kell elvégeznie. 10 percig csinálja és utána abbahagyhatja. De a Flylady módszerben is előkerül ez az elgondolás, de ott 15 percről szól a fáma.
Ennek a szabálynak a lényege elég egyértelmű. Könnyebben nekiáll valaminek az ember, ha tudja, hogy csak x időt kell vele eltöltenie. Sokkal kézzelfoghatóbbá válik. És ez esetben is lehet számolni azzal a kedvező hatással, hogy ha valamibe belekezd az ember és csinálja, akkor ahhoz általában megjön a kedve és szeretné be is fejezni, így gyakran az előírt időn túl is azzal a feladattal fog foglalkozni. Ha pedig mégsem, akkor sincs oka lelkiismeret-furdalásra, hiszen foglalkozott vele valamennyit. És a sok kicsi ráfordított idő többet ér, mint a betervezett, de el nem végzett nagy feladat.

2, 5 és 10 perc. Olyan kevésnek tűnik. Mégis sok van belőlük és sok mindent el lehet végezni ennyi idő alatt is. Ne hagyd kárba veszni!