David Allen Hatékonyságnövelés stresszmentesen – GTD az időmenedzsment új módszertana című könyve szerintem ismerősen hangzik neked. De legalábbis a GTD-t már majdnem biztos, hogy hallottad.
Én még az Intézz el mindent című könyvét olvastam David Allennek, de a polcomon már ott vár az újabb kiadás is. Most várom, hogy leülepedjen a sok információ és aztán elolvasom azt is.
Nagy falat, hiszen egy komplett rendszerről van szó, aminek (elvileg) az életed minden területére kihatással kéne lennie. De pont ezért, szerintem sokan bele sem vágnak. Mert nagy energia kell ahhoz, hogy az életedet egyik pillanatról a másikra átformáld. Összegyűjts minden elrendezetlen tételt, beazonosítsd és rendszerezd a feladatokat, kialakíts egy feladatkezelési rutint és megtanulj megfelelően dönteni a feladatok elvégzésének sorrendjéről.
A rendszer azon alapszik, hogy nem a fejedben tárolod az információkat, hanem egy olyan külső rendszerben, amiben száz százalékig megbízol. Így az agyad kapacitása megnő, elkezdesz más üzemmódban működni, hatékonyságod növekszik. Nem fogsz stresszelni azon, hogy mit kellene még elintézned, mit felejtettél el már megint stb., hiszen a rendszered a megfelelő időben tudat veled mindent.
De azért eddig a pontig eljutni tényleg nagy falatnak tűnik és amint kicsit is lazítasz a rendszeren és már nem lehetsz teljesen biztos benne, hogy jól működik, akkor az agyad újra elkezdi tárolni az információkat.
Valamilyen feladatkezelésed már most is van. Ezért gondoltam, hogy az egész rendszer bemutatása helyett kiválasztok 5 feladatkezelési módot, amit majd a mostani rendszered előnyére tudsz fordítani.
Úgy tudom, hogy a rendszerről még átfogóbb képet kap az ember, ha hivatalos GTD partnerhez megy tanácsadásra. Részletesen olvashatsz a GTD-ről ezen az oldalon.
A lenti 5 pontot a saját olvasatom szerint választottam ki a rendszerből.
1 . A két perces szabály
Ha valamilyen feladatnak az elvégzése két percnél kevesebb ideig tart, azt végezd el rögtön! Ha elkezded felírni és beütemezni valamikorra, azzal több időd fog elmenni, mintha elvégezted volna.
Persze változtathatsz a szabályon úgy, hogy nálad ez 1 perc lesz, vagy 3, vagy 5!
2. Dönts rögtön!
Amint felbukkan egy tétel, rögtön döntsd el, hogy mi dolgod van vele.
Van vele tennivaló?
Ha nincs, akkor gondold végig, hogy kidobhatod-e vagy el kell-e tenned?
Ha van, akkor
- végezd el, ha 2 percnél kevesebb ideig tart (lásd 1.pont),
- delegáld (azaz bízz meg mást vele), ha más is el tudja végezni
- írd fel a megfelelő listádra
Talán már hallottad azt a “szabályt”, hogy úgy tudsz legkönnyebben rendet tartani, ha semmit nem fogsz meg kétszer. Ha valami a kezedben van, azt nem kezded el egy kupacba pakolni, hogy majd elrakod a helyére valamikor, hanem rögtön a helyére teszed. Ugyanígy döntsd el rögtön a feladataidról is, hogy hol a helyük!
3. Írj le mindent!
De tényleg mindent! Amit el kell végezni, amit szeretnél elvégezni, amiről régóta álmodozol, ami csak úgy eszedbe jutott! Bármit és mindent!
De az tapasztalat, hogy ha kiüríted az agyadat egy papírra és utána nem csinálsz velük semmit, akkor szépen lassan visszakúsznak a teendők az agyadba! Szóval ha már leírtál mindent, akkor a 2. pont szerint dönts a sorsukról és amit neked kell majd valamikor elvégezned vagy végiggondolnod, azokat rendezd gyűjteményekbe!
4. Határozd meg a következő lépést!
Számos összetettebb projekt van az életünkben, ami nem csak egy teendőből áll. Amint meghatározod a következő lépést velük kapcsolatban, már nem egy őrült nagy feladatnak tűnik az egész, hanem egy kis teendőnek. Kézzel fogható lesz. Ha ezt elvégezted, utána meghatározod a következő teendőt. És ez így megy, amíg a projekt végére nem érsz.
Ez majdnem ugyanaz, mint amikor szét kell bontani sok kisebb teendőre a projektet, hogy jobban emészthető legyen, csak itt azt is meghatározod, hogy ezek közül a teendők közül, melyikkel kell kezdjél.
Például, ha lejárt a jogosítványod, akkor az első lépés “időpontot foglalni az orvoshoz alkalmassági vizsgálatra”.
5. Fogalmazz konkrétan!
A lényeg az, hogy úgy írd le magadnak a feladataidat, hogy amikor ránézel ne kelljen gondolkodnod, hanem pontosan tudd, hogy mi a feladatod!
Például az “orvost felhívni ” helyett azt írod, hogy “Dr. X. Y-t felhívni alkalmassági vizsgálat időpontért”. Míg az elsőnél gondolkoznod kell, hogy melyik orvost és miért kell felhívnod, a másodiknál mindent tudsz.
Melyik trükköt használod már most is? Van, amelyiket ki fogod még próbálni?
A 2 perces szabály egy csoda. Nekem, mint kiderült elég sok ilyen 2 percesem van, ha odafigyelek rá 🙂